W życiu niektórych ludzi jeden kryzys goni kolejny: stale spóźniają się na umówione spotkania, zapominają o różnych sprawach i nigdy nie są osiągalni, gdy ich potrzebujemy. Istnieje też kategoria ludzi lepiej zorganizowanych – zarówno w domu, jak i w pracy. Mają mnóstwo obowiązków, z których zresztą świetnie się wywiązują, a mimo to zawsze znajdą czas, aby spokojnie usiąść i porozmawiać. Jak im się to udaje?
Jak głosi porzekadło: jeśli chcesz, żeby coś zostało zrobione, powierz to bardzo zajętej osobie. Naszym zdaniem, „zajętej” można zamienić na „skutecznej” – słowo, które ma nieco inne znaczenie.
Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, dzięki którym niekoniecznie staniesz się menedżerem perfekcyjnie zarządzającym czasem, ale będziesz mógł lepiej go organizować i sprawniej radzić sobie w nieoczekiwanych sytuacjach.
Zarządzanie czasem
W tym kontekście zdefiniowaliśmy zarządzanie czasem jako „najbardziej produktywne wykorzystanie czasu poświęcanego na pracę”. Niektóre wskazówki będzie można oczywiście w równym stopniu odnieść do życia rodzinnego.
Dlaczego należy zarządzać czasem?
Czy kiedykolwiek mamy poczucie, że doba jest wystarczająco długa, aby zdążyć ze wszystkim? No cóż, na razie nie ma możliwości rozciągnięcia jej do 35 godzin. Mamy niezmiennie do dyspozycji 24 godziny, które trzeba jak najlepiej wykorzystać. W tym czasie powinniśmy zmieścić wszystko, co danego dnia należy zrobić, i dodatkowo zarezerwować czas na niespodziewane zdarzenia, które potrafią zrujnować najbardziej misterny plan.
Wskazówka 1: Najważniejszym czynnikiem jest twoje własne nastawienie
Problem
Większość ludzi doświadcza choćby niewielkich trudności związanych z zarządzaniem czasem.
A kiedy pojawiają się trudności, wtedy przeważnie szukamy winnych:
• Znów się na mnie uwzięli!
• On zawsze chce czegoś na wczoraj.
• Gdyby co pięć minut mi nie przeszkadzano, mógłbym trochę popracować.
• Przez cały dzień musiałam odbierać telefony.
Wszystkim nam zdarza się czasem powiedzieć coś podobnego. Czy zauważyliście, z jaką łatwością zrzucamy na wszystkich lub wszystko winę za trudności w radzeniu sobie z własnym czasem?
Nie twierdzimy, że cała wina spoczywa wyłącznie na nas samych. Współpracownicy i obowiązki zawodowe narzucają pewne wymagania związane z czasem, ale oskarżanie kogoś innego nie prowadzi do rozwiązania problemu. Być może spowoduje, że przez chwilę poczujemy się lepiej, ale niczego nie zmieni.
Rozwiązanie
Jesteśmy głęboko przekonani, że klucz do skutecznego zarządzania czasem leży w naszym własnym nastawieniu do tej kwestii. Osoby, które doświadczają tu trudności, mogą zrobić milowy krok do przodu, jeśli przyznają, że same są odpowiedzialne za większość swoich niepowodzeń w walce z czasem i że pozostałe czynniki tylko się do nich dokładają.
Żadne zmiany na lepsze nie będą możliwe, dopóki nie zrozumiesz, że zarządzanie czasem jest twoim osobistym problemem i że jedyną osobą, która może się nim zająć, jesteś ty sam.
Nie oczekuj, że łatwo zmienisz nawyki i zwyczaje innych osób. Zastanów się raczej, co takiego robisz (lub czego nie robisz), co przyczynia się do wystąpienia problemu. Jak i kiedy możesz mu zaradzić? Zanotuj pomysły, które przyjdą ci do głowy.
Wskazówka 2: Każdy system jest dobry, pod warunkiem, że jest twój
Problem
Pokutuje przekonanie, że jeśli system zarządzania czasem jest kosztowny lub skomputeryzowany, po jego wprowadzeniu problemy związane z efektywnością same się rozwiążą. Niestety, takie historie można włożyć między bajki.
Nie jesteśmy przeciwni systemom jako takim. Sami korzystamy z pewnego systemu, który bardzo nam odpowiada. Ważne jest, by systemy spełniały nasze wymagania i były dopasowane do metod pracy. Niestety, zbyt często narzucają określony sposób działania, niekoniecznie prowadząc tam, dokąd chcemy. Mogą też być na tyle skomplikowane, że planowanie w nich zadań jest zbyt pracochłonne. W rezultacie są one wykorzystywane tylko w niewielkiej części lub niewykorzystywane wcale.
Rozwiązanie
Każdy system jest odpowiedni pod warunkiem, że spełnia potrzeby użytkowników. Warto też podkreślić, że aby zaprowadzić porządek w codziennych planach, jakiś prosty system jest konieczny. U jednych osób sprawdza się zapisanie kilku punktów na odwrocie pudełka papierosów, u innych – drogi program komputerowy, który poprawia im samopoczucie i motywuje do bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Oba systemy są dobre i należy z nich korzystać, jeśli nam służą.
Jeśli jednak twój system pozostawia wiele do życzenia, najpierw zastanów się i zanotuj, jakie warunki powinien spełniać jego następca. Dopiero wtedy sprawdź, jakie masz możliwości wymiany lub modyfikacji obecnego systemu.
Wreszcie warto nadmienić, że w niezbyt odległych czasach, kiedy komputerów przenośnych nie używano jeszcze na tak szeroką skalę jak obecnie, osoby, które korzystały z programów do zarządzania czasem, dochodziły do wniosku, że powinny nosić na spotkania notatnik lub terminarz, ponieważ komputera biurkowego nie mogły wziąć z sobą. Prowadziło to do powielania informacji w dwóch równoległych systemach.
Wskazówka 3: Pilne niekonieczne znaczy ważne
Problem
Zdumiewająco łatwo mylimy pojęcia „pilne” i „ważne”. Co robimy, gdy dzwoni telefon? Rzecz jasna, odbieramy go. Uporczywie dzwoniący telefon wywołuje wrażenie niezwykle pilnego. Oczywiście powinniśmy go odebrać. Problem dotyczy dopiero tego, co następuje po odłożeniu słuchawki. Czy zdarzyło się wam kiedykolwiek odebrać telefon, a potem spędzić godzinę na załatwianiu pilnej, ale niezbyt istotnej sprawy – w dodatku dla kogoś innego?
Jeśli jakaś sprawa jest pilna, wcale nie musi być jednocześnie ważna. Mimo to sprawy pilne zwykle traktowane są priorytetowo, gdyż zdajemy sobie sprawę, że zostawiając je na później, możemy na przykład spóźnić się z ich wykonaniem.
Jeśli jednak pilne sprawy stale przeszkadzają ci w wykonywaniu ważnych zadań, zastanów się, jak zareaguje na to twój szef!
Rozwiązanie
Przede wszystkim próbuj po prostu nie poddawać się presji wywoływanej przez pilne sprawy. Dopisz je do listy zadań i nadaj im odpowiedni priorytet (wysoki, średni lub niski), kierując się zarówno ich pilnością, jak i ważnością. Postępuj tak ze wszystkimi pozycjami z listy, pamiętając, że:
• wysoki poziom pilności oznacza, że zadanie należy wykonać natychmiast;
• wysoki poziom ważności oznacza powiązanie zadania z zasadniczym celem, czyli to, że ma ono ważny wpływ na jego osiągnięcie.
Następnie przyjrzyj się liście zadań i zdecyduj, w jakiej kolejności powinny być wykonywane. Jak teraz spożytkujesz swój czas? Zadania o wysokim stopniu zarówno pilności, jak i ważności, należy wykonać natychmiast i poświęcić im należytą ilość czasu. Zadania pilne, ale mniej ważne należy wykonać jak najszybciej, ale nie poświęcając im zbyt wiele czasu. Takie rozróżnienie pomaga ustalić limity czasowe dla każdej pozycji z listy.
Wskazówka 4: Umieść listę zadań w swoim terminarzu
Problem
Listy zadań mogłyby być doskonałym rozwiązaniem, gdyby tylko nie wydłużały się szybciej, niż potrafimy zadania wykonywać. Jeden z naszych znajomych twierdzi, że należałoby takie listy spisywać na rolkach papieru toaletowego, ponieważ zadań wciąż przybywa. Zatrważająca perspektywa, ale należy mu przyznać trochę racji!
Większość ludzi robi na swój użytek listy spraw do załatwienia – w notesach, na kartkach A4, na kolorowych karteczkach do przyklejania itd. Jest to jednak dość niewygodne i można łatwo te zapiski zgubić. Wyobraźcie sobie osobę rozpaczliwie przerzucającą sterty papieru: „Gdzieś tu miałam taką karteczkę…”.
Rozwiązanie
Sugerujemy wpisywanie spraw do załatwienia, w tym wszelkich zaplanowanych spotkań, od razu do terminarza. Takie rozwiązanie ma dwie zalety:
1. Listę trudniej zawieruszyć (chyba że zgubisz cały terminarz).
2. Wpisując zadania z podziałem na konkretne daty, uzyskasz większą przejrzystość (zwykle zaglądamy do terminarza przynajmniej raz dziennie). Zwiększa się prawdopodobieństwo, że sprawy zostaną załatwione we właściwym terminie.
„A jeśli nie zrobię czegoś albo nie dokończę?” – mógłby zapytać któryś z czytelników. Wpisz tę sprawę na kolejny wolny dzień. Powielanie informacji jest irytujące, dlatego zyskujemy dodatkową wewnętrzną motywację do wykonania zadania, dzięki której nie będziemy przepisywać tego samego zadania w kółko.
Po wykonaniu zadania odznacz je haczykiem lub wykreśl. Sama ta czynność da ci poczucie zadowolenia, a jednocześnie przypomni, co zostało jeszcze do zrobienia w danym dniu.
Więcej wskazówek dotyczących m.in. efektywnego zarządzania czasem znajdziesz w książce Shirley i Johna Payne'ów pt. „Jak być dobrym menedżerem” (Wolters Kluwer Polska, Kraków 2009). Publikacja adresowana zarówno do początkujących menedżerów, jak i osób z dużym doświadczeniem zawodowym, zawiera ponad 100 cennych wskazówek dotyczących zarządzania. Wskazówki te pomogą ci doskonalić umiejętności i uniknąć problemów w pracy, z których możesz nawet nie zdawać sobie sprawy. Jak twierdzą autorzy, skorzystanie z ich rad nie gwarantuje sukcesu, ale znacznie zwiększa twoje szanse na osiągnięcie wyznaczonych celów. Publikacja jest dostępna w wielu księgarniach internetowych m.in. w www.profinfo.pl.
***
Więcej informacji:
Seria: BIZNESOWE PORADNIKI
ISBN: 978-83-7526-667-2
Format: A5 , s. 300
Dział: BIZNES / zarządzanie
Miejsce wydania: Kraków
Cena: 49 zł
