”Dzień dobry. Czy mógłbym rozmawiać z kimś decyzyjnym?”
Ile razy słyszałeś coś takiego w słuchawce? Ja na takie słowa dostaję gęsiej skórki. Według tego samego scenariusza rozmowę przeprowadza wiele firm i nie zdają sobie chyba sprawy z tego ile mogliby osiągnąć gdyby rozmowa zaczęła się w innym stylu i innymi słowami.
Jak więc przeprowadzać rozmowę telefoniczną?
Najpierw określ powód dlaczego dzwonisz. Czy chcesz przedstawić swoją ofertę? Czy chcesz umówić się na spotkanie? Czy chcesz poznać potrzeby klienta?
Jeśli już wiesz po co dzwonisz, przed wykonaniem telefonu pomyśl, kto w danej firmie mógłby się zajmować interesującą Cię sferą działalności.
W dużych firmach sytuacja jest prostsza o tyle, że można np. w Internecie znaleźć informacje na temat struktury organizacyjnej firmy i dowiedzieć się czy istnieje ktoś taki jak kierownik zaopatrzenia, czy dyrektor handlowy. Nie wiemy jednak kto faktycznie podejmuje decyzje odnośnie zakupów. W małych firmach zwykle decyduje szef, ale dobrze przekonać pracownika, który bezpośrednio wykorzystuje (zużywa czy odsprzedaje) Twój produkt, aby on był Twoim „adwokatem” i przekonał swojego szefa.
Rozmowa telefoniczna zaczyna się od powitania i przedstawienia.
Poproś od razu o imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, z którą zostaniesz połączony.
Jeśli uda Ci się połączyć z osobą potencjalnie zainteresowaną Twoją ofertą (szefem, zaopatrzeniowcem, handlowcem) w ciągu kilku sekund musisz ją przekonać do siebie. Jeszcze raz przedstaw się, powiedz z jakiej firmy dzwonisz oraz czym się Twoja firma zajmuje (to ważne, bo sama nazwa może nic rozmówcy nie mówić) oraz jaki jest cel Twojej rozmowy. Koniecznie wpleć w to przedstawienie nazwisko (a najlepiej imię) lub stanowisko osoby, z którą rozmawiasz. Zmniejszy to dystans między Wami, a więc ułatwi dalszą rozmowę.
Może to zabrzmieć na przykład tak:
„Dzień dobry Panie Adamie, Jan Kowalski z tej strony. Dzwonię z firmy X. Zajmujemy się importem najnowocześniejszych urządzeń biurowych, które znacznie poprawiają komfort pracy i redukują koszty. Chciałbym się z Panem spotkać i przedstawić swoją ofertę przygotowaną specjalnie dla firm handlowych.”
Ważne, abyś przygotowany przez siebie wstęp miał przetrenowany na tyle, aby brzmiał naturalnie. Twój rozmówca ma mieć wrażenie, że dzwonisz specjalnie do niego (a nie że jest to Twój setny telefon).
